Organiser des formations dans votre PME : 5 défis majeurs (et des conseils pour les relever)
Les PME sont des environnements d'apprentissage par excellence. Dans les petites équipes agiles, il existe une dynamique spontanée entre les collègues. Mais en matière de formations formelles- activités d'apprentissage en classe ou dans un autre environnement structuré –, les petites organisations accusent un retard. Quels sont les obstacles ? Et comment les surmonter ? Nous nous sommes penchés sur ces questions lors d'une table ronde avec des responsables RH de PME.
À l’occasion d'une table ronde organisée chez Cefora, des responsables RH de PME ont examiné la question suivante : « Comment organiser efficacement des formations dans ma PME ? ». Ont rejoint le modérateur Dirk Coenen :
- Pauline Herssens (HR Manager chez Codifly)
- Charlotte De Ruyver (Human Resources Officer chez Vadigran)
- Bart Van Den Daele (Manager chez Auvicom)
- Koen Dewinter (Responsable Action Cadres et PME à CGSLB)
- Nele Havermans (Labour Market Expert chez Cefora)
Bart Van Den Daele, Manager chez Auvicom
Défi 1 : comment faire en sorte que les formations restent abordables ?
Non seulement les formations elles-mêmes ont un coût élevé, mais pendant les heures de formation, votre équipe doit travailler avec un collègue en moins. Le coût total d’une formation n’est donc pas négligeable. « En tant que gérant de PME, je pense que l'apprentissage est très important », souligne Bart. « C'est pourquoi j'essaie de me focaliser le moins possible sur le coût. »
« En même temps, vous ne pouvez pas facturer les heures de formation au client », dit-il encore. « C'est pourquoi nous préférons les formations pratiques qui permettent d'acquérir de façon très concrète les compétences manquantes. Pour sécuriser les connaissances au sein de l'organisation, nos employés expérimentés documentent leurs procédures de travail et forment eux-mêmes leurs collègues. »
Conseil : ne manquez pas de parcourir le catalogue de formations étoffé de Cefora
Si vous avez des employés qui ressortent de la Commission paritaire 200, ils peuvent suivre des formations Cefora grâce à vos cotisations annuelles.
Des langues aux compétences numériques, en passant par la vente et le marketing : dans notre offre de formations étendue et celle de nos partenaires sectoriels il y a forcément une formation qui répond à vos besoins d'apprentissage.
Ou vous préférez l'offre d'un autre prestataire ? Avec une prime à la formation nous intervenons dans vos coûts de formation.
Nele Havermans, Labour Market Expert chez Cefora
Défi 2 : comment libérer du temps malgré des agendas chargés ?
De petites équipes agiles avec des collaborateurs qui portent différentes casquettes, c'est ça la réalité dans les PME. « Les collègues apprennent très aisément les uns des autres », souligne Nele. « Il y a peut-être moins d'obstacles à cette forme d’apprentissage que dans une grande organisation. » Il n'est d’ailleurs pas évident dans une PME de libérer quelqu'un pour une formation externe.
Koen partage cet avis : « Dans une grande organisation, il est plus facile de redistribuer la charge de travail ou les tâches au sein d'un département. Au sein d’une petite organisation, par contre, il est beaucoup plus difficile de libérer des personnes pour une formation formelle. Mais de nombreuses solutions sont possibles, entre autres grâce aux initiatives de Cefora. J'encourage vraiment à consulter l’offre. »
« Nos employés abandonnent parfois une formation parce qu'ils ont une charge de travail trop importante », admet Charlotte. « De plus, je remarque qu'ils souhaitent surtout investir du temps dans des formations à caractère pratique. Pour une formation sur les soft skills, il est beaucoup plus difficile de convaincre les collègues. Peut-être parce qu'ils n'en ressentent pas immédiatement l'impact. »
Conseil : demandez à vos employés de suivre un Learning Snack
De la gestion de projet à Copilot dans Excel : les Learning Snacks de Cefora permettent d’apprendre beaucoup en une demi-heure sur un sujet d'actualité ou un classique du monde du travail. Vous les suivez où et quand vous le souhaitez. Un Learning Snack est toujours actualisé et riche en enseignements et en conseils directement applicables au travail.
De plus, notre offre comprend de nombreuses formations numériques d'une demi-journée. Elles sont plus longues que les Learning Snacks, mais vos employés économiseront du temps du fait qu’ils ne devront pas se rendre dans un centre de formation.
Koen Dewinter, Conseiller Service Secteurs, Cadres et PME à CGSLB
Défi 3 : comment tirer le meilleur parti de l'apprentissage informel ?
Grâce à la formation externe, vous apportez de nouvelles connaissances spécialisées dans votre PME. Mais votre propre équipe dispose également d'une expertise considérable. Cet apprentissage informel se fait souvent de manière spontanée au sein de vos équipes. Un employé expérimenté prend par exemple un collègue sous son aile sur le lieu de travail. C'est cela qui rend l'apprentissage sur le lieu de travail tellement efficace, car théorie et pratique sont constamment mariées.
À noter qu’il est également important de structurerl'apprentissage informel. Cela peut prendre la forme de processus de feedback, d'un système de parrainage, d'un mentorat, etc. « Nos développeurs vérifient le code de chacun », explique Pauline. « Grâce au principe des quatre yeux, ils apprennent constamment les uns des autres, de manière tout à fait informelle et même presque inconsciemment. Nous encourageons ces évaluations par les pairs et leur donnons une structure. C'est aussi la raison pour laquelle chacun se voit attribuer un mentor personnel. »
Conseil : renforcez vos coachs internes
Donner et recevoir du feed-back, coacher et motiver un membre de l'équipe, donner une formation en interne... De nombreux employés s’y prêtent volontiers, mais cela comporte aussi une part d'incertitude. Grâce à notre formation «Comment formuler un bon feedback», vos employés pourront acquérir des techniques utiles.
Pauline Herssens, HR Manager chez Codifly
Défi 4 : comment s'assurer que les formations apportent une valeur ajoutée sur le lieu de travail ?
Avec une formation, vous investissez dans l'avenir de votre entreprise. À condition que l’acquis soit mis en pratique de manière efficace. Et c'est là que le bât blesse parfois : les employés sont immédiatement absorbés par leurs tâches. Un plan de développement personnel (PDP), assorti d'entretiens de suivi, peut contribuer à ce qu'après la formation, les étapes suivantes ne soient pas oubliées.
« Dans un monde idéal, vous avez des objectifs de développement auxquels vous associez des actions », explique Charlotte. « Mais cela demande beaucoup de suivi et ce temps n'est pas toujours disponible. L'idée pour moi est que les employés communiquent au sein de leur équipe ce qu'ils ont appris et comment ils veulent utiliser cet acquis. De cette façon, ils endossent aussi une responsabilité. »
« Sur notre plateforme d'apprentissage, toutes les formations sont enregistrées par employé », dit à son tour Bart. « Notre planificateur organise les équipes selon les compétences, même si un employé vient juste de les acquérir. Par conséquent, les employés mettent immédiatement en pratique ce qu'ils ont appris, avec un collègue expérimenté comme soutien, cela va sans dire. »
Conseil : formuler à l'avance des attentes claires en matière de formation
Spécifiez lors d’un bref entretien avec votre employé quels sont les objectifs et les attentes en matière de formation. Vous pouvez utiliser ce comme guide. Remplissez-le avec votre employé et utilisez-le à nouveau après la formation, lors d'un entretien de suivi ou d'un moment d'évaluation.
Charlotte De Ruyver, Human Resources Officer chez Vadigran
Défi 5 : Comment motiver chaque employé à apprendre ?
Les besoins en formation de votre PME se situent au niveau de l'entreprise, de l'équipe et des employés. Mais tous vos employés ou équipes ne viennent pas spontanément frapper à votre porte. Pour certains, il semble y avoir un seuil élevé à franchir ou ils ne ressentent pas eux-mêmes le besoin d'acquérir de nouvelles compétences. En outre, dans une PME, il n'existe pas toujours des structures ou des processus fixes en matière d'apprentissage. Il est de ce fait plus difficile d'obtenir l'adhésion de tous.
Grâce à un entretien de développement vous découvrirez les ambitions et les besoins d'apprentissage de chaque employé. Par exemple, un as des rapports pourra expliquer ses analyses de façon encore plus convaincante grâce à une opleiding presentatieskills S’il suit une Excel votre personnel de vente naviguera plus rapidement dans les listes de prospects.
« Les grandes entreprises proposent généralement une offre standard de formations parmi lesquelles les employés peuvent choisir », explique Charlotte. « Dans une PME, ce n'est souvent pas le cas. Mais cela peut aussi constituer un avantage : en raison de la petite taille de l'organisation, vous pouvez travailler en fonction des besoins de chacun. Certains se sentent stimulés par un parcours d'apprentissage bien défini, d'autres préfèrent l'apprentissage à la carte et d'autres encore ne veulent pas être forcés. »
Conseil : organiser une formation incompany
Une formation incompany rend l'apprentissage plus accessible. À partir d'un groupe de six employés de la CP 200, vous pouvez faire appel à un formateur externe qui viendra donner sa formation dans votre entreprise, gratuitement. Vos collaborateurs suivront la formation ensemble – ce qui est motivant – et ils épargneront le temps d'un trajet. Pratique, non?
Renforcez vos compétences aujourd'hui pour réussir demain
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