Opleidingen organiseren in je kmo: 5 grote uitdagingen (mét tips om ze te tackelen)
Kmo’s zijn bij uitstek lerende omgevingen. In kleine wendbare teams nemen collega’s elkaar spontaan op sleeptouw. Maar qua formele opleidingen- leeractiviteiten in de klas of een andere gestructureerde omgeving - hinken de kleinere organisaties achterop. Wat zijn de drempels? En hoe overwin je die? Daar bogen we ons over tijdens een rondetafelgesprek met hr-verantwoordelijken van kmo’s.
Tijdens een rondetafelgesprek bij Cevora bogen hr-verantwoordelijken van kmo’s zich over de vraag: ‘Hoe organiseer ik efficiënt opleidingen in mijn kmo?’. Schoven mee aan tafel bij moderator Dirk Coenen:
- Pauline Herssens (HR Manager bij Codifly)
- Charlotte De Ruyver (Human Resources Officer bij Vadigran)
- Bart Van Den Daele (Manager van Auvicom)
- Koen Dewinter (Verantwoordelijke Kaders en KMO’s bij ACLVB)
- Nele Havermans (Labour Market Expert bij Cevora)
Bart Van Den Daele, Manager van Auvicom
Uitdaging 1: hoe hou je opleidingen betaalbaar?
Niet alleen hangt er vaak een stevig prijskaartje aan de opleiding zelf, tijdens de opleidingsuren staat je team er ook met een collega minder voor. Het totale kostenplaatje van een opleiding kan dus serieus oplopen. “Als kmo-zaakvoerder vind ik leren heel belangrijk”, benadrukt Bart. “Dus ik probeer zo weinig mogelijk naar de centen te kijken.”
“Maar: opleidingsuren kan je nu eenmaal niet factureren aan je klant”, vervolgt hij. “Dus onze voorkeur gaat uit naar praktische opleidingen die heel concreet ontbrekende skills invullen. Om kennis te borgen binnen de organisatie documenteren onze ervaren medewerkers hun werkprocedés en trainen ze zelf hun collega’s.”
Tip: duik eens in de uitgebreide opleidingscatalogus van Cevora
Heb je bedienden die onder het paritair comité 200 vallen, dan kunnen zij – dankzij jouw jaarlijkse bijdragen – Cevora-opleidingen volgen.
Van talen over sales en marketing tot digitale vaardigheden: in ons uitgebreide leeraanbod en dat van onze sectorpartners zit er ongetwijfeld een opleiding die een antwoord biedt op je leernoden.
Of vind je je gading in het aanbod van een andere aanbieder? Met een opleidingspremie komen we tussen in je opleidingskosten.
Nele Havermans, Labour Market Expert bij Cevora
Uitdaging 2: hoe maak je tijd vrij in de drukke agenda’s?
Kleine wendbare teams met medewerkers die verschillende petten op hebben, dat is de kmo-realiteit. “Collega’s leren heel makkelijk van elkaar”, stipt Nele aan. “Er zijn op dat vlak misschien wel minder drempels dan in een grote organisatie.” Keerzijde van de medaille: iemand vrijmaken voor een externe opleiding is niet evident.
Koen beaamt: “In een grote organisatie kan je makkelijker schuiven met workload of taken binnen een afdeling. In een kleine organisatie, daarentegen, is het veel moeilijker om mensen vrij te maken voor een formele opleiding. Toch zijn tal van oplossingen mogelijk, onder meer via initiatieven van Cevora. Meteen een warme oproep om het aanbod te ontdekken."
“Onze medewerkers haken soms af voor een opleiding als het te druk is”, geeft Charlotte toe. “Verder merk ik dat ze vooral tijd willen investeren in praktische trainingen. Voor een opleiding in soft skills ligt stukken moeilijker om collega’s te overtuigen. Misschien omdat ze de impact niet direct voelen?”
Tip: laat je medewerkers een Learning Snack volgen
Van projectmanagement over Copilot in Excel tot onderhandelen: in de Learning Snacks van Cevora steek je op een halfuur tijd heel wat op over een hot topic of een werkvloerklassieker. Je volgt ze waar en wanneer je maar wil. Een Learning Snack is actueel, leerrijk en bevat tips die meteen toepasbaar zijn in de praktijk.
Bovendien bevat ons aanbod heel wat digitale opleidingen van een halve dag. Langer dan de Learning Snacks dus, maar je medewerker spaart wel de pendeltijd uit naar het opleidingscentrum.
Koen Dewinter, Adviseur Dienst Sectoren, Kaders en KMO bij ACLVB
Uitdaging 3: hoe haal je het maximum uit informeel leren?
Met een externe opleiding breng je nieuwe, gespecialiseerde kennis binnen in je kmo. Maar er zit ook enorm veel expertise in je eigen team. Dat informele leren gebeurt vaak spontaan binnen je teams. Een ervaren medewerker neemt dan een collega onder zijn vleugels, on the job. Dat maakt werkplekleren zo efficiënt, want theorie en praktijk vloeien continu in elkaar over.
Wel is het belangrijk dat je ook in informeel leren structuur aanbrengt. Dat kan in de vorm van vaste feedbackprocessen, een peter-metersysteem, mentorschap ... “Onze developers controleren elkaars code”, legt Pauline uit. “Door dat vierogenprincipe leren ze continu van elkaar, volledig informeel en zelfs bijna onbewust. Die peer reviews stimuleren we en we geven er structuur aan. Daarom ook krijgt iedereen een persoonlijke mentor.”
Tip: zet je interne coaches sterker in hun schoenen
Feedback geven en nemen, een teamlid coachen en motiveren, een interne learning geven … Veel medewerkers doen het met plezier, maar er komt toch ook wat onzekerheid bij kijken. Met onze opleiding ‘Hoe formuleer ik goede feedback’ breng je je medewerkers handige technieken bij.
Pauline Herssens, HR Manager bij Codifly
Uitdaging 4: hoe zorg je dat opleidingen meerwaarde bieden op de werkvloer?
Met een opleiding investeer je in de toekomst van je bedrijf. Op voorwaarde dat het geleerde ook effectief wordt toegepast in de praktijk. En daar knelt het schoentje nog wel eens: medewerkers worden meteen weer opgeslorpt door hun takenpakket. Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) met opvolggesprekken kan helpen om na een opleiding ook de vervolgstappen niet te vergeten.
“In de ideale wereld heb je ontwikkeldoelen waar je acties aan koppelt”, stipt Charlotte aan. “Maar dat vraagt veel opvolging, en die tijd is er gewoon niet altijd. Ik vind het wel een goed idee om medewerkers binnen hun team te laten communiceren wat ze geleerd hebben en hoe ze dat willen gebruiken. Zo worden ze er ook op aangesproken.”
“Op ons leerplatform staan alle opleidingen geregistreerd per medewerker”, pikt Bart in. “Onze planner schikt de teams volgens competenties, ook als een medewerker die nog maar pas heeft aangeleerd. Bijgevolg passen medewerkers wat ze geleerd hebben direct in de praktijk toe, uiteraard met een ervaren collega als hulplijn om op terug te vallen.”
Tip: formuleer vooraf duidelijke opleidingsverwachtingen
Spreek kort met je medewerker om de doelstellingen en verwachtingen rond de opleiding scherp te stellen. Dit handige document met voorbeeldvragen kan je daarvoor als leidraad gebruiken. Vul het samen met je medewerker in en haal het er na de opleiding opnieuw bij. Dat kan tijdens een vervolggesprek of evaluatiemoment.
Charlotte De Ruyver, Human Resources Officer bij Vadigran
Uitdaging 5: hoe motiveer je elke medewerker om bij te leren?
De opleidingsnoden van je kmo situeren zich op bedrijfs-, team- en medewerkersniveau. Maar niet al je medewerkers of teams komen er spontaan mee aankloppen. De drempel blijkt voor sommigen hoog of ze voelen zelf de behoefte niet om nieuwe vaardigheden op te doen. Bovendien zijn er in een kmo niet altijd vaste structuren of processen aanwezig rond leren. Gevolg: het is moeilijker om iedereen mee te krijgen.
Via een groeigesprek ontdek je de ambities en individuele leernoden van elke medewerker. Zo zal een krak in rapportering dankzij een opleiding presentatieskills nog overtuigender analyses kunnen toelichten. Via een Excel-opleiding zullen je salesmedewerkers dan weer sneller door prospectielijsten navigeren.
“Grote organisaties bieden doorgaans een standaardaanbod aan waaruit medewerkers kunnen kiezen”, zegt Charlotte. “In een kmo is dat vaak niet het geval. Maar dat kan ook een voordeel zijn: door de kleinschaligheid werk je op maat van ieders noden. De ene voelt zich uitgedaagd door een uitgestippeld leerparcours, de andere heeft het liever à la carte en wil vooral niet geforceerd worden.”
Tip: organiseer een incompany-opleiding
Bij een incompany-opleiding maak je bijleren laagdrempeliger. Vanaf een groep van zes PC 200-medewerkers kan je kosteloos een externe docent in de arm nemen die zijn of haar opleiding bij jou op het bedrijf komt geven. Je medewerkers volgen de opleiding samen – wat motiverend werkt – én ze sparen zich de tijd van een verplaatsing uit. Handig toch?
Versterk vandaag je competenties voor je succes van morgen
Een combinatie van informele en formele leermomenten maakt je medewerkers werksterker. Zoek je een formele opleiding met een docent? Bekijk dan ons (sectorgerichte) opleidingsaanbod of vraag een premie aan.